仕事術
公開日:2018.01.09

目標達成するために仕事を細分化する

改めまして、新年明けましておめでとうございます。今年もエックスラボオンラインをよろしくお願い申し上げます。

さてさて、「一年の計は元旦にあり」と言われますが、2018年の目標は決めましたでしょうか?年末には目標を達成した充実感と達成感で美味しいお酒を飲みたいものですよね。

因みに目標の数が多い人も案外多いのではないでしょうか?

課題が多く、目標が多い人の気持ちもよく分かります。多くの経営者はビジネス構築、セールス、マーケティング、採用、人事、技術、経理、マネジメントなど、多岐に渡るタスクを抱えています。いわゆるマルチタスクという状態です。全てをこなそうとすると時間が足りません。

多くの作業をこなすために「時間は作るもの」「完璧を目指さない」「人に任せる」「やらない事を決める」などと、よく言われます。マルチタスクで多忙な僕を見かねて、諸先輩方からもよく言われました。そしてその意味もよく分かっています。言葉だけではなくて、本当に身に染みてよく分かります。

マネジメントの権威であるピータードラッカー氏も「もっとも重要なことから始めて、一度に一つのことしかしない」のが仕事のコツだと言っています。

でもね、、

「それを全て分かって実行しても、それでもやらなアカン状況やねん!」ていうのも本音です。中小企業の会社のリソースというのは限られていて、限られた資金とスタッフとその能力などで、顧客からの要望や新規ビジネスの立ち上げパワーをカバーしなければいけません。

一つの事に集中させてくれる環境があるのなら、凄いパフォーマンスを出せる自信がありますし、共感してくれるマルチタスクプレイヤーも多いでしょう。中小企業の経営者って組織を作るまでは、一つの業務だけでは成り立たないものです。でも抱え込みすぎるマルチタスクって、やはりボトルネックにもなります。マルチタスクって、その人やその組織の能力によってキャパや生産性が左右されますしね。

多忙な僕は諸先輩がたに批判され続けましたが、実際はスタッフ達には新規ビジネスに力を入れさせて、僕は彼らの力をそこまで借りずとも単体で6.5億の売上げを作り、グループ会社含めると10億に達したのは、マルチタスク以外の何物でもありません。

※まぁ、マルチタスクのマンパワーで伸ばしてきた弊害も多々あるのですが、それはまた別の議題という事で。

マルチタスクとは、複数の業務や課題を同時に進行させる事です。やらない事を決めても、時間を作っても、人に任せても、目の前に複数の業務が残りマルチタスクをするなんて日常茶飯事です。

そんなマルチタスクを行うコツを紹介したいと思います。

マルチタスクを行うコツは仕事を細分化する事

大きな塊で見るとしんどい業務でも、細分化する事で時間の使い方や人に任せる事、自分がやるべき事が見えてきます。例えばブログを書くという事を例にとると・・

①何を書くか(ネタ)を考える
②リサーチする
③とりあえず書く
④編集する
⑤アップする

という風に細分化する事が出来ます。ブログの場合、ずっと続けていると①でネタが浮かばないとか、ネタが無いという人も多いですが、ここからがマルチタスクプレイヤーの脳みそ発揮です。

何故やるか?を自問自答すれば答えが出る事が多く、僕も自分によく問いかけます。「これは何の目的なのか?」「これは何故やるのか?」「この業務のセンターピンは何なのか?」などを自問自答すると答えに辿り着きやすくなります。

なぜネタを探すのか?・・・読者に何かのメッセージを発したいから?会社命令でのブログだから会社の代弁者として?新商品のリリースがあるから?自分の考えを整理したいから?などを問いかけると、どこかに焦点が合ってきます。これがその業務の目的になります。目的に焦点が合わないと最短距離で仕事を出来ないものですからね。

仮に、多くの人にブログ記事を読んでもらい、共感してもらい、見込み客として自社の事を知ってほしいから。と言うのが目的だとしましょう。そのためにネタを考えているんだと再認識できます。

次に、リサーチすると言う事。ブログを闇雲に書かずに、SEOを意識する場合などは、キーワードプランナーなどで、狙ったキーワードの検索数を調べ、そのキーワードで検索に引っかかるライバル記事なども調べます。何故、リサーチするのか?と言うと、「自分の記事がライバルに埋もれずに、どの記事よりも目に止まってほしいから」です。リサーチする事で、無駄な記事執筆を回避する事ができます。

その次に、とりあえず書くと言う事。言い換えると下書きですね。何のために下書きするのか?と言うと、自分の中にある言葉、リサーチしたネタなど点在するものをいきなり上手にはまとめられません。何故とりあえず書くのか?と言うと、「頭の中と情報整理のため」です。情報を整理すると、その後にまとめやすくなります。

④の編集する目的は「文章を読みやすくし、無駄を削ぎ落とすため」です。

⑤のアップするなどは、誰でも出来るので他者に振る人も多いですね。

このように、大きな業務でも細分化し、何故行うのか?何を求められているのか?を自問すれば、こなせるスピードも上がり、やり直しの回数も減り、もしくは人に任せる事と自分がすべき事が明確になり、多数の業務をこなせるようになります。

業務を細分化し、なぜやるのか?何をしないといけないのか?を明確にして、業務に当たる。言葉にすれば当たり前ですが、このスピードが遅いと、考える時間ばかり多くて、行動が遅くなり、結果としてシングルタスクでも仕事が遅い状態になりかねません。

仕事の細分化、試してみてください。

そして、目標を達成し続け、事業成長に繋げましょう!

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執筆者:藤 勝行 (http://xlab.co.jp)

4年間経営した会社を倒産後、再度起業したインターネット広告代理店(エックスラボ)を3期目で年商約10億円グループにまで成長させる。集客をしたい中小企業の経営者や大手企業の担当者、同業他社までも参加するセミナーを開催する起業家。広告マン兼マーケッター。

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