仕事術
公開日:2017.04.24

予定表を上手に使って時間のストレスから解放される

時間の管理に頭を抱える人は意外と居るのではないでしょうか。山のような仕事に追われてあっという間に時間が過ぎていく・・・その時間の足りなさにストレスを感じることもあるかもしれません。

今日は、スケジュール管理についていくつかの提言をします。スケジュールに追われて過ぎていく、そんな日々から脱してすっきりした気持ちで暮らせるようになる、かもしれません。まぁ自分へのメッセージの要素も強いですが・・・。

全ての「するべき事」を1枚の予定表に書き込んでいく

スケジュール帳、ToDoリスト、タスクリストなど業務や時間を管理するためのツールは世に溢れるほど存在します。でも本当は、そんなにたくさんのツールが必要な訳ではないのです。

むしろツールの数は少なければ少ないほど良いと言えるでしょう。お気に入りのスケジュール帳(紙でもWEBでもどちらでもOKです)以外は捨ててしまっても良いかもしれません。

そして、ToDo項目もタスクも、それが発生した瞬間に対応して即座に終わらせてしまうか、それともすぐにスケジュール帳にその業務をいつ行うのか書き込んでしまいます。そうすると、全ての作業が時間軸に沿って整然と並ぶ事になります。

ToDoリストはその業務がどの程度の時間がかかるか、いつ行うかが不明瞭ですし時間軸に沿っていないのでいつどのくらいの時間を掛けて行うかがイメージしにくいという短所があります。また、タスクは期日になってから気付くと時間に追いかけられるようでプレッシャーを感じがちです。ほど良いプレッシャーなら問題ないのですが、度を超えると集中を妨げストレスの元になるなど、デメリットが増えてしまいます。

いつ何を行うかを全て決めておけば、時間と共にやるべき事を進めていくだけ。大切なのは緊急度と重要度の判断を発生都度して、予定表に組み込んでいく事。

ふと気になって何度となくチェックしてしまうメールチェックも、仕事の一環だったり息抜きの趣味だったりするSNSも、スケジュールに組み込んでしまうのをおすすめします。特にSNSは気を抜くと思いの外時間を取られてしまう人も多いはず。例えば移動中の電車の中でコミュニケーションのための時間を割く、メールの返信は朝一番と午後の15時と帰宅前に行うなど決めてしまうと、より時間をコントロールしやすくなるでしょう。

また、スケジュールは1日単位で考えると、24時間しかないのでどうしても窮屈で切羽詰まった感じになってしまいます。それではストレスがたまる一方です。ですので、あなたにとって良い加減の区切り、例えば3日や1週間などの複数日を1単位と考えて予定を組んでいくと、長めの視野ンで物事を片付けていくため気持ち的にゆったりします。これは集中力アップにも役立つでしょう。

あなたの人生において大切な事もしっかり時間に組み込む

家族と過ごす時間、恋人とのひと時、また、フィットネスジムで代謝を上げて健康を維持する時間、将来の目標のための時間など、あなたの人生において大切な事も、しっかり予定表に組み込みましょう。

人が、「時間に追われる」ことによるストレスを受けるのは、本当に自分がしたい事に十分な時間を割く事ができていないと感じるから。それは私生活を犠牲にするという意味だけでなく、あなたの仕事についても言える事、かもしれないですね。

あなたの仕事において、最も大切だと思わる事は何でしょうか?それが明確であれば、そのための時間をしっかりスケジュール表の中に確保し、どうしてもこぼれてしまう仕事はスタッフに振り分けたりする事であなたの時間だけでなく負担も大きく軽減するでしょう。そしてスタッフが成長する良いきっかけになるかもしれません。

ひと目でやるべき事の全てが分かるスケジュール表。あなたの毎日が時間に追われるものではなく、時間を有効に使うような楽しい毎日になると良いですね。

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執筆者:藤 勝行 (http://xlab.co.jp)

4年間経営した会社を倒産後、再度起業したインターネット広告代理店(エックスラボ)を3期目で年商約10億円グループにまで成長させる。集客をしたい中小企業の経営者や大手企業の担当者、同業他社までも参加するセミナーを開催する起業家。広告マン兼マーケッター。

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