仕事術
公開日:2015.11.27

業務効率の改善ツールをご紹介!


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今日は仕事の仕方を公開します。

僕は自他共に認めるほどに、
かなりの業務量や作業量、アポや打合せ、
会食、そして多くの情報収集をしています。

もちろんこういった多忙な事は、
経営者としては褒められたものでありません。

但しプレーイングマネージャーとして評価して頂けるなら、
それなりの成果をあげています。

エックスラボ社は創業から1人で売上げ5億円超え。
※正社員は今は2人増えました。

グループでも10人で10億近くを売り上げています。
※在宅スタッフさん等除く。

考え方やスピード、経験や業務効率化で
やってきた自負心があります。

その中でも、今日は効率化のお話し。

僕はメールは1日50~100件近く、
チャットワークグループ多数に
タスクが現時点で大小合わせ44件、
月間の予定は毎月40~50件、
会食(ランチ含む)も10~20件、出張も月2~4回。

業務効率上げないとやってられない業務量です。

まぁこなせてないんですけどね。。

それでもなんとかやり繰りしています。

それらを管理するために使っているツールをご紹介。

僕はかなりのガジェットやツール好き。
様々なツールを使っては捨てて来ました。

その中でも現時点で使い続けている、
おススメなツールを一部紹介しましょう!

1位 Evernote
僕の頭の中を全てEvernoteにしたいぐらいの
ドキュメント管理ツール。
あなたのPC上にある書類を全てEvernoteで管理すれば、
きっとPCのデスクトップやフォルダーは綺麗になるでしょう。

共有用にDropboxも使っていますが、
Evernoteの方が個人的にはおススメです!
どこかで共有もEvernoteにしようかと目論見中。

2位 ChatWork
ビジネス専用チャットツール。
かつて「メールの時代は終わりました」の
キャッチコピーが秀逸でした。
大小企業も含めて数万社が導入する
ビジネスチャットツール。

メールの様に宛先を入れて、
定型文を入れて、とかが必要ないので楽ちん。
個人間やグループ内でのタスク管理が
容易に出来るのも良いですね。
これが無ければもっとスピード感が遅かったと思います。

3位 RoboForm
パスワード管理ツール。広告代理店として、
多くのクライアントごとの管理画面や
IDパスの管理、個人ツールの管理等、
調べると200近くのアイパス管理をしています。

出張中でもスマホでもどこでも最短動作で
各種ツールにアクセス出来る便利もの。

便利すぎてRoboFormがハッキングされたら終わりだな、
と利用者全員が思っているはず。

4位 FocusBooster
ある意味最強の時間管理ツール。
僕みたいに自分の作業時間が少ない人は、
作業できる時間の効率を上げなくちゃいけません。

効率を上げるということは、集中するということ。

タイマーの設定で、チチチチと言う音が
どれだけ焦らせてくれるか。
お金は無限に稼げる可能性があっても、
時間だけはみんな平等に有限。

そんな大事な時間を管理してくれるアプリです。

5位 Google系全般
当たり前過ぎて5位に持ってきてしまいましたが、
天下のGoogle様です。

・メーラーはGmail
フィルタリングも強くて迷惑メールはほぼ排除。
グループ分けも便利かつ、フィルタ機能も秀逸。

・Google Drive
スプレッドシートやドキュメントを管理。
共有で使う場合、ExcelやWordの代わりに
Googleドキュメントや
スプレッドシートで十分ですし管理も楽です。

・Googleカレンダー
社内で共有出来るし、スマホでも管理出来るし、
制限かけられるしで言うことなしです。

・Googleフォト
動画や写真がなんと無制限で管理できます!
なんて時代だ!

もちろん上記の全てPCでもスマホでも使えます!
※FocusBoosterは公式ではアプリは無いかも知れません。

この他にも日常使いしている
おすすめツールはありますが、専門的なのでまずはここまで。

業務効率をアップして、有限な時間を最大限に活かしましょう!

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執筆者:藤 勝行 (http://xlab.co.jp)

4年間経営した会社を倒産後、再度起業したインターネット広告代理店(エックスラボ)を3期目で年商約10億円グループにまで成長させる。集客をしたい中小企業の経営者や大手企業の担当者、同業他社までも参加するセミナーを開催する起業家。広告マン兼マーケッター。

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