仕事術
公開日:2017.07.18

捨てることの効果 〜探し物の時間をなくそう〜

この連休中に家や机の周りの掃除や整理整頓を行いました。普段忙しいと後回しにしがちですので、数時間まとまった時間が取れたら定期的にやりたことの一つです。

ビジネスパーソンなら朝の5分の大きさ、日常生活の時間の大切さは日々実感していると思いますが、一般的に人々は探し物をする時間にどれだけの時間を浪費しているかご存知でしょうか?

人が探し物を行う時間は、年間で150時間以上もかかっている

ある調査では年間150時間以上も人は探し物の時間を使っているそう。1日の労働時間を8時間とすると、なんと19日営業日分も探し物をしている計算になります。

この調査結果がどこまで皆さんの日常に当てはまるかは分かりませんが、それ相応に探し物に使った時間はあるはずですし、少しの時間でも積み重ねると膨大な時間になるのも想像できます。

考え方によってはどんな時間でも無駄な時間は無いとは言え、必要なものを探すだけの時間はかなり無駄な時間です。

大手企業が整理整頓を細かく唱えるのには意味がある

1人あたりの探し物の時間が年間19日分(プライベートの時間も含めてですが)だとすると、社員数の多い大企業では、社員が探し物の時間で勤務時間を過ごしていると多大な損害になります。

大企業の代表格であるトヨタの成長は「カイゼン」であることは有名な話ですが、もう一つのルール「5S」も有名で、海外の企業もトヨタの「カイゼン」と「5S」をそのまま真似て成功している企業も多いようです。「整理」「整頓」「清潔」「清掃」「しつけ」の頭文字を取り、5Sと称されています。

参考リンク:壮絶!トヨタの「片付け」はここまでやる!(東洋経済)

上記参照元を読んで頂くと分かりますが、履物を置く場所にはテープで位置まで決められており、徹底した整理整頓がなされています。ここまで徹底されると、従業員たちは何も考えなくて、ルール通りにすれば良いのでとても楽ですし、探し物の時間などは極端に減ることが想像できます。

ルールを作り、周知徹底するまでには相応の労力が掛かるでしょうが、その後の生産性を考えると会社一丸となって整理整頓を含めた5Sの文化には大きな意味があると思います。

書類や物に囲まれているのは出来る人と勘違い?

ドラマのシーンでビジネスマンの机の上には書類がどっさり、漫画家や作家の机の上は参考文献や原稿でいっぱいなんてシーンを僕たちは事あるごとに見てきています。そして忙しそうにドタバタして出来る風に見える人の机は書類でいっぱい、だなんて想像しちゃいます。

しかし、忙しそうに見えるのは探し物をしている時間も含めてだから、その人の片付け能力が低いせいもあるかも知れません。

机の上が散らかっていようが仕事が出来る人は出来ます。そんな人は何でも力技でこなせますが、ただ力技でこなしているに過ぎません。欲しいものや探し物がすぐに見つかるに越したことはないはずです。

急がば回れではありませんが、日々の整理整頓を意識するだけで隙間時間の積み重ねが大きな差になってくるでしょう。

DropboxやPCのフォルダー整理も出来る人はやっている

昔は今程の収納家具も多くなく、今のように文房具でも消しゴム付き鉛筆、4色ペン、システム手帳など複数の物が一つになった便利なグッズが少ないので理解は出来ます。

しかし、現代ではPCやスマホが当たり前ですのでノートや書類などの使用も減りましたし、「ペーパーレス」を唱える会社も増えました。

ペーパーレスはエコの観点も大きいのですが、それよりも「探し物の時間の削減」や「収納場所を減らす」と言う事が主たる目的です。現代では、欲しい書類やデータを探す時間が掛かると言うのが事実で、データの整理の仕方、フォルダーのルール化や名前の付け方などでも大きく生産性は変わってきます。

まとめ:整理整頓のポイントは判断基準

いつも使うもの、たまにしか使わないもの、1年以上使っていないもの、要らないものなどに分類し、収納場所を決めたり、フォルダーを分けたりします。

捨てようかどうか迷った時も、1年を区切りに使用したかしていないかで分けて、1年空いていたら捨てる、1年以内に使用していたらもう1年様子を見るなど、マイルールを作れば判断が楽になります。

人が迷うのは判断基準がない事が多いので、自分なりのマイルールを作り、トライしてみましょう。もちろん会社で行うには会社としてのルールの策定が必要です。

時間が無い、考え事が多いと嘆く前に、まずは目の前の簡単にやれる整理整頓をやってみましょう!

結構マシになるはずです。

何よりも気分が良い!笑

 

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執筆者:藤 勝行 (http://xlab.co.jp)

4年間経営した会社を倒産後、再度起業したインターネット広告代理店(エックスラボ)を3期目で年商約10億円グループにまで成長させる。集客をしたい中小企業の経営者や大手企業の担当者、同業他社までも参加するセミナーを開催する起業家。広告マン兼マーケッター。

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