マインド(考え方)
公開日:2017.01.11

仕事の効率化を図る

今年は、やるべきこともやりたいこともたくさんあります。すべてこなすには、考えただけでも時間が足りません。仕事はもちろん大事ですが、プライベートの充実も必要です。そこで、課題となるのは、同じ時間の中でどれだけ効率よくできるかということ。しかもクオリティーは落とさずにしなければなりません。簡単に言えば、今まで3時間かかっていたことを2時間で仕上げればいい話なのですが、簡単にそれができていれば困っていません。では、どうしたら仕事を効率化することができるのかということを含め、働き方について考えてみました。

 

無駄を省く

現在取り組んでいる業務をすべて洗い出します。誰がどのような業務をしているかを明確にします。日常的に取り組んでいる業務が必要かどうかを見直す機会はなかなかありません。当たり前になっている部分が多いものです。洗い出してみることで、自分の仕事が本当に必要かどうかを見極め、検討が必要な部分や無駄だと判断される業務を削減することができます。自分だけではなく、グループ内で重複している業務がないかなどの無駄を見極めます。会議やミーティングの時間や回数なども的確かどうか、資料や書類も必要以上に作成していないかなども今一度見直してみましょう。

 

自分しかできない仕事をする

時間は限られています。業務の中で、自分が直接作業する必要がないものを見極めます。自分しかできない仕事、自分がやらなければいけない優先順位を決め、自分が直接作業する必要がない業務は、アウトソーシングが有効的です。同じ時間内で多くの仕事をこなすには限界があります。常に自分がやるべきなのかどうかを考えてみましょう。外注に依頼することで、時間の効率を劇的に高めることが可能です。依頼する場合は、指示の仕方に気をつけて、二度手間や無駄な時間がかからないようにしましょう。

 

スケジュール化

誰が、いつまでに、何を行うかを明確にし、スケジュール化することで、無駄な時間や業務を削減することができます。このスケジュールを管理するのは、効率化を図るためにとても重要です。予定を立てても業務の進捗はいろいろな要因で変動します。その場合も迅速にスケジュールを修正するという臨機応変さが必要です。

 

マニュアル化

マニュアル化をすれば、業務の依頼や、再度同じ業務をする場合に時間が短縮できます。共有事項がある場合は、マニュアルを共有し、それに基づいて作業することで、誰でも同じ品質を保つ、ミスを防ぐことにもなります。また、個人においても繰り返し作業は多いものです。雛形を作成し活用することで、時間短縮することができます。

 

自動ツールやソフトの活用

今まで手作業していたことを自動化することで、作業効率は劇的に変わります。近年では、マーケティング担当者の仕事の効率がアップすると言われるMA(マーケティングオートメーション)などAI(人工知能)を使ったツールやソフトウエアなど自動化が注目されています。うまく業務に合ったツールを活用することで、効率化が期待されます。

 

働く環境

働く環境により、業務の効率化は変わります。作業する場所や時間帯によって同じ時間でも作業量は違ってきます。例えば、電話やメール対応も大事な仕事ですが、電話やメールに対応することで、やっている業務を中断することになり、集中できず無駄な時間がかかる場合があります。また、内容によっては、カフェなどいつもと違う場所で作業すると新鮮で、普段とは違ったアイデアが浮かぶこともあります。

 

生活スタイル

朝型、夜型という言葉がありますが、あなたはどちらかに当てはまるでしょうか?一般的には、朝型がいいとされていますが、朝型にも夜型にもメリットがあります。ある程度、遺伝子レベルで朝型か夜型かが決められているという調査もありますが、仕事内容やライフスタイルも考慮した上で、自分が集中できるスタイルを見つけることにより、業務効率化を図ることができます。

 

まとめ

まずは、現状を把握し、無駄を省くこと、自分がやらなくても進む仕事はアウトソーシングし、ビジネス全体の効率を高めていきましょう。あとは、自分の生活スタイルや環境を見直し、自分に合った効率化を図りましょう。日本人は特に、長く働くことが良しとされる傾向が強く、プライベートより仕事が優先という人が多いのが現状です。仕事もプライベートも充実させられるバランスのとれた生活を目指したいものです。

 

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執筆者:才田 真未 (https://woman.xlab-online.com)

前職はウエディングプランナー。現在は、2人の育児をしながらリスティング広告、Facebook広告などのweb広告運用やセミナーを開催。多角的視点から考える広告運用やマーケティング情報をお届けします。

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