仕事の優先順位を決めて効率化を図る

仕事に追われて忙しい・・・。

特に経営者であれば、やるべきことが山ほどあり、手が回らない方も多いのではないでしょうか。もちろん「暇」ではいけませんが、忙しくても暇でも一人に与えられた時間は誰もが平等に1日24時間です。のんびりしていても仕事をこなしていても同じように時間は過ぎていきます。この時間をどう使うかは自分次第。忙しい経営者であれば、より効率的に優先順位を決めて進めなければ、仕事に追われ家庭を疎かにするなど元も子もない状況となります。ましてや仕事に追われて睡眠を取らなければ、体調を崩したり集中力が続かず悪循環にもなります。忙しい仕事を効率よくこなすためには、優先順位を考えて効率よくこなすこととバランスをとることが大事だと言えるでしょう。

スティーブン・R・コヴィー博士の著書「7つの習慣」では、物事を4つの種類に分けて考えます。

• 第一領域・・・重要で緊急性が高いもの
• 第二領域・・・重要で緊急性が高くないもの
• 第三領域・・・重要ではないが緊急性が高いもの
• 第四領域・・・重要ではなく緊急性も高くないもの

第一領域の時間確保

もちろん、重要で緊急性が高いものは、期限に間にあわせるため、クレーム対応など早く対処しなければなりません。また、重要で緊急性が高いものが複数ある場合もあります。その場合、重要で緊急性が高いものの中でさらに優先順位をつける必要があります。

AとB、どちらも重要な仕事でどちらを優先するべきか決めかねる場合は、Aを優先と選択をしたときに、結果どうなるのかを想像してみましょう。Aを優先した時のメリットだけでなく、Bを後回しにした時のデメリットも含めて考えてみましょう。それを考えた上で、時間制限を設けて、Aにかける時間とBにかける時間を分けて取り組むのも効果的です。

まずは、第一領域にかける時間を確実に確保する必要があります。確保する時間は作業時間だと思い込みがちですが、考える時間、コミュニケーションの時間、修正の時間なども含めて検討するべきです。むやみやたらに取り組むのではなく、取り組む前に考えることで、そのあとの作業がはかどることにもなります。そして、終わった後にも「次はどうするべきか」「もっと良い方法はなかったか」というような反省をすることで、次はさらに効率よく作業を進めることができるでしょう。早く終わらせることは大事ですが、締切に間に合っても重要である仕事の内容が薄ければ意味がありません。信頼を失うことにもなりますので、内容の充実を含めた効率化が必要です。

第二領域の重要性

第一領域はもちろん大事ですが、それと同時に重要なことが、第二領域である「重要で緊急性が高くないもの」です。これを後回しにすると必然的に「第一領域」が増えていくことになります。第二領域の間にどれだけ手をつけられるかで、第一領域を減らすことができます。つい緊急性が高いものだけに目が行きがちですが、この第二領域をしっかりと見極めないと将来的な見通しを逃すことになります。第二領域の中でも期限が決まっていないものは特に疎かにしがちです。全体的に考えると第一領域よりも重要なことが第二領域だと言えます。

例えば、目の前の仕事だけに追われて新規顧客開拓をしていなければ、将来的な売上は上がりませんし、集客する仕組みを作っておかなければ毎月集客不足に追われることになります。また、品質管理を怠るとクレームにつながります。その他、人材育成や勉強など緊急性は高くないが重要な要素である第二領域をしっかりと見極め、重要視していくことで、全体のバランスが取れるのです。第二領域を重要視すれば、必然的に第一領域が少なくなり、時間に追われて仕事をする負担も軽減されます。

とはいうものの実際、第一領域や第三領域に時間を取られ、第二領域に取り組めないことも多いのではないでしょうか。

その場合、1日30分、1週間に何時間でも、強制的に第二領域の時間を確保して、負担のない程度でも着実に第二領域に取り組める自分のスタイルを作っていきましょう。あえて、スケジュール帳に「第二領域の時間」を設けるということです。という私も第二領域の重要性を分かっていながらなかなか取り組む時間を取れていないのが現状なので、自分への戒めです。

まとめ

この優先順位を決めて効率的にこなすことは、仕事に限ったことではなく日常生活、人生においても言えることです。「重要ではなく緊急性も高くないもの」例えばゴロゴロ寝てばかりいたり、ネットサーフィン、テレビやゲームなど楽しいだけで残らないようなことにかける時間をできる限り減らし、自分がやりたいこと、やるべきことに優先順位をつけて、確実にこなしていくことで、有意義な生活を送ることができると思います。現在抱えている仕事、自分の生活を含め、一度重要性と緊急性を見直して優先順位を考えてみると良いですね。

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